Procedura Whistleblowing

Sistema interno di segnalazione delle violazioni ai sensi del D.Lgs. 24/2023

Codice documento PRO-WB-01    Versione [1.0]    Data di emissione 11/03/2026
Approvazione Consiglio di Amministrazione

1. Premessa e finalità

Halcyon Insurance S.p.A. (di seguito “Halcyon” o la “Società”) considera la legalità, la correttezza e la trasparenza presupposti irrinunciabili dello svolgimento della propria attività di intermediazione assicurativa. In coerenza con tali principi, la Società ha adottato la presente procedura al fine di disciplinare il proprio sistema interno di segnalazione delle violazioni (c.d. whistleblowing) in attuazione del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24.

La procedura definisce l’oggetto delle segnalazioni, i soggetti legittimati, i canali messi a disposizione, le modalità di gestione delle segnalazioni e le tutele riconosciute a chi segnala, garantendo in ogni fase la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione, nonché il divieto di qualsiasi atto ritorsivo.

Halcyon, in quanto soggetto operante nel settore assicurativo e destinatario degli obblighi in materia di antiriciclaggio, è tenuta a dotarsi del canale interno di segnalazione indipendentemente dal numero di dipendenti occupati.

2. Riferimenti normativi

Riferimento	Oggetto
Direttiva (UE) 2019/1937	Protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24	Recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 — disciplina generale del whistleblowing.
D.Lgs. 209/2005 (CAP), artt. 10-quater e 10-quinquies	Sistemi interni di segnalazione delle violazioni nel settore assicurativo.
D.Lgs. 231/2007, art. 48	Segnalazione delle violazioni in materia di antiriciclaggio.
Reg. (UE) 2016/679 (GDPR) e D.Lgs. 196/2003	Protezione dei dati personali dei soggetti coinvolti nella segnalazione.
Linee Guida ANAC (Del. 311/2023 e 478/2025)	Indicazioni operative su canali interni, requisiti delle piattaforme e gestione delle segnalazioni.
Reg. IVASS n. 38/2018	Sistema di governo societario degli intermediari e delle imprese di assicurazione.

3. Soggetti legittimati alla segnalazione

Possono effettuare una segnalazione tutti i soggetti che, nel contesto lavorativo o professionale con Halcyon, vengano a conoscenza di violazioni. In particolare:

• i lavoratori dipendenti, anche con rapporto a tempo determinato, part-time, in somministrazione o in prova;
• i lavoratori autonomi, i collaboratori, i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
• i titolari di rapporti di collaborazione ex art. 409 c.p.c. (ad esempio i rapporti di agenzia) e gli intermediari della rete distributiva;
• i fornitori, i sub-fornitori e i titolari di rapporti con essi;
• i tirocinanti e i volontari, retribuiti e non retribuiti;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

La tutela si applica anche quando il rapporto giuridico non sia ancora iniziato (informazioni acquisite durante la selezione o in fase precontrattuale), nonché durante il periodo di prova e dopo la cessazione del rapporto, qualora le informazioni siano state acquisite nel corso dello stesso. Le tutele sono estese, oltre che al segnalante, anche ai facilitatori, ai colleghi e ai parenti del segnalante e agli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora, nei limiti previsti dalla normativa.

4. Oggetto della segnalazione

Possono essere segnalati i comportamenti, gli atti o le omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo, tra cui:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione della Società;
• violazioni delle disposizioni in materia di intermediazione e distribuzione assicurativa (CAP, Reg. IVASS) e degli obblighi di condotta verso la clientela;
• violazioni della normativa antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo;
• violazioni della normativa in materia di protezione dei dati personali e sicurezza delle informazioni;
• illeciti rientranti nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi, tra l’altro, ai servizi e ai prodotti finanziari, alla prevenzione del riciclaggio, alla sicurezza dei prodotti, alla tutela dei consumatori e della privacy.

4.1 Esclusioni

Non rientrano nell’ambito di applicazione della procedura:

• le contestazioni, le rivendicazioni o le richieste legate a un interesse di carattere personale del segnalante, attinenti esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro;
• le segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria da specifici atti dell’Unione o nazionali con propri canali dedicati;
• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni di pubblico dominio e le mere voci o indiscrezioni.

5. Canali di segnalazione interna

La Società mette a disposizione i seguenti canali, idonei a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e menzionata, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, anche mediante strumenti di crittografia.

5.1 Canale informatico (modalità preferenziale)

Le segnalazioni possono essere inoltrate, in forma scritta, tramite la piattaforma informatica dedicata accessibile all’indirizzo. La piattaforma garantisce la riservatezza mediante protocolli di sicurezza e crittografia e consente di dialogare con il Gestore in forma protetta. In conformità alle Linee Guida ANAC, gli ordinari indirizzi di posta elettronica e PEC non costituiscono canale dedicato e non devono essere utilizzati per l’inoltro delle segnalazioni.

5.2 Canale in forma orale

Su richiesta del segnalante, la segnalazione può essere effettuata oralmente, mediante ovvero, su istanza, attraverso un incontro diretto con il Gestore fissato entro un termine ragionevole. L’incontro è verbalizzato, previo consenso, mediante registrazione o resoconto scritto sottoscritto dal segnalante.

5.3 Canale in forma cartacea

La segnalazione può essere trasmessa in forma cartacea. A garanzia della riservatezza, il documento va inserito in una busta chiusa recante la dicitura “RISERVATA AL GESTORE DELLE SEGNALAZIONI — WHISTLEBLOWING”, a sua volta inserita in una seconda busta indirizzata alla sede della Società: .

5.4 Gestore delle segnalazioni

La gestione del canale interno è affidata a un soggetto autonomo e specificamente formato, individuato nella Funzione Compliance e Antiriciclaggio della Società (il “Gestore”), che opera in modo imparziale e in assenza di conflitti di interesse. La segnalazione eventualmente ricevuta da un soggetto diverso dal Gestore è trasmessa a quest’ultimo entro 7 giorni, con contestuale comunicazione al segnalante. Il riferimento operativo del Gestore è: .

6. Segnalazione esterna ad ANAC

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna attraverso il canale istituito presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

1. il canale interno non sia attivo o non sia conforme a quanto previsto dalla normativa;
2. il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e questa non abbia avuto seguito;
3. il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione interna non avrebbe efficace seguito o possa determinare il rischio di ritorsioni;
4. il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna è effettuata secondo le modalità e tramite la piattaforma rese disponibili da ANAC sul proprio sito istituzionale.

7. Divulgazione pubblica

Il segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia delle tutele previste qualora, al momento della divulgazione, ricorra una delle seguenti condizioni: abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna, ovvero una segnalazione esterna, senza ricevere riscontro nei termini; oppure abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, o che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o non avere efficace seguito per le specifiche circostanze del caso concreto.

8. Gestione della segnalazione e tempistiche

Il Gestore tratta le segnalazioni ricevute nel rispetto dei seguenti termini e adempimenti:

Termine	Adempimento del Gestore
Entro 7 giorni	Rilascio al segnalante dell’avviso di ricevimento della segnalazione.
Tempestivamente	Verifica di ammissibilità, mantenimento delle interlocuzioni con il segnalante ed eventuale richiesta di integrazioni.
Entro 3 mesi	Riscontro al segnalante sul seguito dato alla segnalazione, decorrenti dall’avviso di ricevimento o, in mancanza, dalla scadenza dei 7 giorni.
Non oltre 5 anni	Conservazione della segnalazione e della relativa documentazione, a decorrere dalla comunicazione dell’esito finale.

Il Gestore esamina la segnalazione, svolge le attività istruttorie necessarie, può richiedere integrazioni al segnalante e mantiene con lo stesso le opportune interlocuzioni. Al termine dell’istruttoria, fornisce il riscontro e, ove la segnalazione risulti fondata, propone agli organi competenti le misure conseguenti. Le segnalazioni manifestamente infondate o estranee all’ambito di applicazione sono archiviate con adeguata motivazione.

9. Tutele del segnalante

9.1 Riservatezza

L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa desumersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate senza il consenso espresso dello stesso a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. La riservatezza è garantita anche nell’ambito di eventuali procedimenti, nei limiti e con le modalità previste dalla legge.

9.2 Divieto di ritorsione

È vietata qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del segnalante e degli altri soggetti tutelati. Sono nulli, tra l’altro, il licenziamento, la sospensione, la retrocessione di grado, il mancato avanzamento, il trasferimento, la modifica di mansioni, le sanzioni disciplinari, le note di demerito, la mancata conversione o il mancato rinnovo di un contratto, e ogni altra misura adottata in ragione della segnalazione. Le ritorsioni possono essere comunicate ad ANAC, competente ad applicare le relative sanzioni.

9.3 Misure di sostegno e limitazioni di responsabilità

Sono garantite le misure di sostegno previste dalla normativa, comprese le informazioni e l’assistenza fornite dagli enti del Terzo settore iscritti nell’apposito elenco ANAC. Nei limiti previsti dalla legge, non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o dei dati personali, ovvero violi le disposizioni sul segreto, quando, al momento della rivelazione, avesse fondato motivo di ritenere la segnalazione necessaria per svelare la violazione e l’abbia effettuata nel rispetto della procedura.

9.4 Condizioni delle tutele

Le tutele si applicano qualora, al momento della segnalazione, il segnalante avesse fondato motivo di ritenere che le informazioni fossero vere e rientranti nell’ambito oggettivo della procedura. Le tutele non sono garantite, e possono conseguire profili di responsabilità, in caso di segnalazione effettuata con dolo o colpa grave rivelatasi infondata.

10. Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali connessi alla gestione delle segnalazioni è effettuato da Halcyon Insurance S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto del Reg. (UE) 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003, per l’adempimento di un obbligo legale. I dati sono trattati secondo i principi di minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione, con misure tecniche e organizzative adeguate (tra cui la crittografia dei canali e profili di autorizzazione dedicati). Eventuali dati non utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati. Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è l’Avv. Andrea Bettini, contattabile all’indirizzo dpo@halcyoninsurancespa.it.

Informativa dedicata. Un’informativa specifica sul trattamento dei dati relativi al sistema di segnalazione, ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR, è resa disponibile al segnalante e a tutte le persone coinvolte (segnalati e facilitatori).

11. Conservazione della documentazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali.

12. Sistema sanzionatorio

Il mancato rispetto delle disposizioni della presente procedura costituisce illecito disciplinare, sanzionabile secondo il sistema disciplinare applicabile. Sono inoltre richiamate le sanzioni amministrative pecuniarie irrogabili da ANAC, tra cui quelle previste in caso di ritorsioni, ostacolo alla segnalazione, violazione dell’obbligo di riservatezza, mancata istituzione del canale o mancata adozione di procedure conformi.

13. Diffusione e aggiornamento

La presente procedura è pubblicata sul sito istituzionale della Società ed è resa accessibile a tutti i soggetti legittimati, anche a coloro che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico con la Società. La Società assicura adeguata informazione e formazione del personale e provvede al riesame periodico della procedura, nonché al suo aggiornamento in funzione delle evoluzioni normative e regolamentari.

Documento approvato dal Consiglio di Amministrazione di Halcyon Insurance S.p.A. in data .

Il Legale Rappresentante

Daniela Mantia

Halcyon Insurance S.p.A. — Procedura Whistleblowing · PRO-WB-01

Documento ad uso pubblico — pubblicato sul sito istituzionale